Пошаговый план ответа на запрос субъекта
Когда приходит запрос от субъекта, важно действовать по чёткому алгоритму, чтобы уложиться в сроки и не получить штраф.
- Зафиксируйте дату поступления. От неё отсчитываются все сроки. Запрос по email, через форму на сайте или по почте — всё равно фиксируйте.
- Проверьте личность субъекта. Убедитесь, что запрос пришёл от того человека, чьи данные вы обрабатываете. При сомнениях запросите дополнительные сведения.
- Определите, что именно запрашивают. Информацию о себе? Уточнение? Блокировку? Уничтожение? От этого зависит срок и способ ответа.
- Соберите данные. Найдите все сведения о субъекте в своих информационных системах (CRM, базы, файлы).
- Подготовьте ответ. Если запрос на предоставление сведений — соберите информацию по ст. 14 152-ФЗ. Если на уточнение/блокировку/уничтожение — выполните действие.
- Направьте ответ. Письменно, на электронную почту или через форму — тем же способом, которым пришёл запрос.
- Запишите в журнал учёта. Дату поступления, суть запроса, дату ответа и что именно ответили.
Важно: если вы не можете выполнить требование, вы должны дать мотивированный письменный отказ в течение 10 рабочих дней (ч. 2 ст. 20 152-ФЗ).